Höhere Produktivität durch effiziente Kommunikation
Asynchrone Kommunikation
Ständige digitale Erreichbarkeit verändert unseren Alltag.
E-Mails, Messenger- oder Push-Mitteilungen direkt zu beantworten, unterbricht unseren Arbeitsfluss und lenkt ab. Wir fallen ständig ins Verhaltensmuster fast zeitgleicher, synchroner Kommunikation. Das führt zum Verlust der Produktivität und setzt uns enorm unter Druck.
Warum tun wir es trotzdem? Nicht nur im beruflichen Umfeld, sondern auch im privaten.
Die Krux ist: Dahinter steht ein Belohnungssystem.
Fast jeder hat sich schon dabei ertappt, auf eine Antwort zu warten und ist fast enttäuscht, wenn sie nicht sofort und unmittelbar erfolgt.
Der Anspruch der direkten Wertschätzung.
Wir belohnen uns damit, sofort geantwortet zu haben oder direkt eine Antwort zu erhalten. Mit ständiger Erreichbarkeit und synchroner Zusammenarbeit verbinden wir den Anspruch nach einer direkten Wertschätzung. Wir fordern quasi die eigene Belohnung ein als Bestätigung unserer Arbeit und Schnelligkeit.
Dabei bleibt die Produktivität auf der Strecke und auch die eigene Zufriedenheit.
Asynchrone Kommunikation – Potenzial zur Effizienzsteigerung
Eine Lösung ist die asynchrone Kommunikation. Der Begriff kommt ursprünglich aus der Informatik und beschreibt zeitversetztes Senden und Empfangen ohne Prozessunterbrechung oder unmittelbare Response.
Um das im Arbeitsalltag umzusetzen, bedarf es einer klaren Kommunikationsstruktur.
Geschlossene Arbeitsphasen ohne Ablenkung.
Geschützte Phasen, in denen fokussiert und konzentriert gearbeitet wird (Deep Work - vertieftes Arbeiten).
Klare Kommunikationsstruktur. E-Mails zum Beispiel in einer definierten Zeitspanne beantworten, etwa von 9 bis 10 Uhr und von 14 bis 15 Uhr.
Ausgleich schaffen und bewusste Pausen gemeinsam mit den Kolleg*innen beispielsweise mit virtuellen Kaffeepausen zum sozialen Austausch beruflicher, aber auch privater Themen.
Tipp zum Weiterlesen: Digitale Welt – Virtuelle Kaffeepause im Home Office
Eine Möglichkeit, effizient und motiviert zu arbeiten bietet die Getting Things Done Methode von David Allen. Organisation ist keine Frage des Talents, vielmehr der richtigen Strukturierung, um der Informationsflut Herr zu werden.
Tipp zum Weiterlesen: Workaholic oder Chaot im Home Office
Buchtipp:
Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag. David Allen
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Viele Unternehmen greifen bereits auf ECM (Enterprise Content Management) Systeme zurück, um das Konzept asynchroner Zusammenarbeit im beruflichen Umfeld zu unterstützen.
Beispiele für kommerzielle ECM Systeme sind Share Point oder Open Text. Informationen werden zentral auf diesen Plattformen zur Verfügung gestellt.
Effizientes, produktiveres Arbeiten mit der Methode asynchroner Kommunikation funktioniert nur in Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen. Erarbeiten Sie zusammen eine praktikable Struktur, um von vornherein Unklarheiten oder Ablehnung zu vermeiden. Am Ende des Tages profitiert jeder davon.