Wofür werden Checklisten eingesetzt?

Checklisten kommen in vielerlei Hinsicht zum Einsatz. Beispielsweise für Einkaufs- oder To-Do-Listen, Prüflisten, Fragenkataloge oder Prozessabläufe. Im beruflichen Kontext erleichtern Checklisten den Arbeitsalltag bei wiederkehrenden oder fehleranfälligen Prozessen. Detailaufgaben sind dokumentiert und werden schrittweise abgearbeitet. Die Unsicherheit, wie an ein Thema herangegangen werden soll, wird durch einen klar strukturierten Ablauf minimiert.

Bei umfangreichen Projekten ermöglichen Checklisten, das Gesamtprojekt schlanker zu halten und Detailaufgaben auszulagern. Einzelne Aufgaben eines Projektes werden Mitarbeiter*innen zugewiesen und nach Fertigstellung der Aufgabe im Projektplan entsprechend gekennzeichnet. Das bedeutet eine enorme Effizienzsteigerung und letztendlich eine Zeit- und damit Kostenersparnis.

Wichtige Aspekte beim Erstellen einer Checkliste:

Vollständig – übersichtlich – nachvollziehbar – verständlich – visuell erfassbar

Die Darstellung einer Checkliste ist Geschmackssache. Manche bevorzugen eine Liste zum Abhaken. Wer lieber visuell arbeitet, greift eher zu einer Mind Map. Hiermit lassen sich vor allem sehr komplexe Strukturen erfassen und mit neuen Aspekten erweitern.

Checklisten sind nicht „in Stein gemeißelt“, sie müssen regelmäßig überprüft, an geänderte Abläufe angepasst und aktualisiert werden.

Meistens erstellt jemand mit entsprechender Expertise Checklisten, um fachliches Wissen weiterzugeben. Je nach Themengebiet bietet sich eine Checkliste auch im privaten Umfeld an, zum Beispiel für die Umzugsvorbereitung, den Hauskauf oder die Wochenplanung. Möglich sind noch viele weitere Einsatzbereiche.

Mit Checklisten behalten Sie alles Wichtige im Auge, gewinnen Routine und steigern die Produktivität. Strukturiertes Vorgehen macht den Kopf frei für das Wesentliche.